Wertsteigerung für Ihre Geschäftsprozesse
Document Management System (DMS) bedeutet: Mit einem einzigen System verwalten, rechtssicher archivieren, bearbeiten und mit anderen teilen. recodata setzt bei DMS auf das Produkt ThereforeTM
Ein DMS ist für alle Firmen geeignet, die elektronische Dokumente sowie Papierdokumente, E-Mails, CAD-Dateien, Spoolfiles, Bilder, Videos, Audiodateien verwalten möchten. Das DMS von recodata bietet eine intuitive Benutzeroberfläche, flexible Workflow-Anmerkungen, rasche Datenerfassung, intelligente Suchfunktionen.
DMS für mehr Produktivität
Steigern Sie den Wert Ihrer Dokumente, indem Sie Notizen, Kommentare, Unterschriften und Stempel anbringen. Ist ein Dokument in ein Projekt integriert, können Benutzer über den Status von Dokumenten und Prozessen per E-Mail benachrichtigt werden. Korrespondenzen können ebenfalls automatisch gespeichert werden, so sind Mitarbeitende in einem Projekt ständig auf dem neusten Stand.
Geschäftsdokumente bedeuten Vermögenswerte – DMS ist der Schlüssel dazu.
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E-Mails verwalten und rechtssicher archivieren
Das DMS extrahiert Daten automatisch und verwendet diese zur Indexierung und anschliessenden Speicherung.
Die Informationen im Header (Absender, Empfänger, Betreff, Zeit) ermöglichen die automatische Archivierung aufgrund vordefinierter Kriterien, wie Zuordnung zu Kundenprojekten, entsprechend Betreffzeile oder gemäss Absender etc.
Zusätzlich können Teile der Metadaten und des Inhalts automatisch abgeleitet und entsprechenden Dossiers zugeordnet werden.
Ihr E-Mail-System wird entlastet und performant gehalten!
Informationen suchen und finden
Das System ermöglicht es, Informationen mittels Stichwort-, Volltext- oder Kategoriensuche in nur wenigen Sekunden zu finden.
Die Suchmaschinen durchkämmen sämtliche Dokumenttypen und liefern rasch die gewünschten Treffer
Elektronische Signatur
Die elektronische Signatur verhindert nachträgliche Manipulation oder Veränderung, ob bewusst oder versehentlich.
Mit Signatur und Zeitstempel versehene Dokumente können weder verloren gehen noch falsch abgelegt werden, weil dies sofort entdeckbar wird, bevor Schaden entsteht.
Berechtigungen und Sicherheit
Es können Berechtigungen zum Lesen oder Bearbeiten vergeben werden.
Berechtigungen können basierend auf Gruppen, Indexdaten oder einzelnen Dokumenten konfiguriert werden.
So sind Authentizität, Integrität und Vertraulichkeit gewährleistet.
Rechtskonformität
Dokumente werden sicher archiviert und (auf Wunsch) gelöscht, nachdem die Aufbewahrungspflicht abgelaufen ist. Mit der Export-Funktion können die Daten auch auf andere Medien gespeichert werden.
Administration von Workflows
Das System ist zentral verwaltbar.
Sie können Benutzer hinzufügen, Workflows gestalten, Berechtigungen erstellen und Server hinzufügen. Des weiteren ist es möglich, externen Benutzern einen sicheren Zugang zu Dokumenten zu gewährleisten.
Die Administration ist einfach und schnell zu lernen!
Informationen speichern
Das System ist standardmässig mit einem Konnektor für Microsoft Office ausgerüstet. Diese Dokumente werden direkt im System gespeichert.
Andere Dokumenttypen wie CAD-Zeichnungen oder Videos können per Drag & Drop in das DMS verschoben werden.
Das System bietet verschiedene Möglichkeiten, grosse elektronische Datenmengen zu speichern. Unterschiedliche Dokumentarten wie Bilder, PDF-Dateien und XMLs werden automatisch indexiert.
Dokumente sichten
Mit dem Viewer können Dokumente und sogar Videos angesehen werden, auch wenn keine passende Anwendersoftware auf dem Computer des Benutzers installiert ist.
Verwaltung von Aufzeichnungen, Akten und Projekten
Das Systm ermöglicht die einfache Verwaltung von ganzen Projekten.
Sie haben jederzeit den Überblick über alle Informationen der elektronischen Akte. Dabei ist die Archivstruktur übersichtlich gestaltet und intuitiv zu bedienen.
Jedes Dokument kann transparent und in Echtzeit kontrolliert werden.
Interaktivität – Arbeiten im Team
Die gemeinsame Dokumentenverwaltung kommt fast in jedem Beruf vor. Eine Administration im Team ist jedoch nicht immer einfach!
Nur ein Mitarbeiter nach dem anderen kann ein Dokument bearbeiten. So wird sichergestellt, dass nicht mehrere Versionen gleichzeitig erstellt werden. Nachdem das Dokument verändert wurde, checkt ein Benutzer dieses wieder DMS ein und hinterlässt eine Anmerkung. So werden Kollegen über Änderungen informiert.
Video «Was ist Therefore»
Möchten Sie vorab mehr technische Infos?
Laden Sie hier die Broschüre zu Therefore herunter
Therefore Detaillierte Übersicht (PDF)